Подготовка к обмену
Перед подключением 1С проверьте, какие данные о командировках и расходах вы уже ведёте в TripScan. Для стабильного обмена важно, чтобы у поездок были даты, сотрудники, суммы, типы затрат и понятные статусы. Тогда учёт travel расходов не придётся потом собирать вручную по письмам и файлам.
Дальше определите, что именно должно попадать в 1С: первичные документы, авансовые отчёты, сводка по поездкам или всё вместе. Если у вас несколько ролей — бухгалтер, руководитель, фрилансер-исполнитель — заранее договоритесь, кто утверждает данные и кто отвечает за корректность реквизитов и назначений платежей.
Настройка интеграции
В TripScan откройте раздел интеграций и выберите 1С как систему, с которой нужен обмен. Обычно на этом этапе задают способ передачи данных, сопоставляют справочники и настраивают, какие поля из сервиса командировок должны попадать в учётную систему. Важно, чтобы названия статей расходов и контрагентов совпадали с вашей логикой в 1С.
После этого проверьте, как TripScan передаёт документы: создаёт ли он новые записи, прикрепляет ли файлы и сохраняет ли комментарии по поездке. Если в компании используют несколько сценариев travel management, удобно отдельно настроить маршруты для разных типов корпоративных поездок, чтобы бухгалтерия получала уже структурированные данные.
Проверка и работа
Сделайте тестовую выгрузку одной-двух поездок и сравните их в TripScan и в 1С. Посмотрите, корректно ли перенеслись суммы, даты, статусы согласования и вложения. Если что-то не совпадает, сначала проверьте справочники и правила заполнения, а уже потом меняйте саму схему обмена.
Когда тест пройден, переведите интеграцию в рабочий режим и договоритесь о регулярной проверке отчётов. Так у руководителя будет понятная аналитика командировок, а у бухгалтерии — единый поток данных без лишних ручных действий. Для фрилансеров это особенно удобно: меньше рутинной сверки и проще закрывать расходы по проектам.
Что запомнить
Общие вопросы разобраны в поддержке. Как устроен сервис — на странице о каталоге. Другие инструкции и обзоры собраны в разделе материалов.